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2019年11月16日星期六

你還用電郵嗎?

繼昨天我有提到寬頻無線上網與智能手機的流行,明顯地看到許多事物都在迅速湮滅,其實還有另一項科技也已顯現沒落之勢,那就是電郵。

電郵在以前是如同現在臉書的動態牆,現在也是,但成了許多企業的edm電子促銷單的垃圾存庫而已(多到我也懶得去清理了,連打開也省了)。起初在創立亞當的禁果時,我還頻密收到許多匿名讀者的電郵,現在郵箱已靜躺多年了,全都改去臉書去及時溝通、聊天。

當然現在都有視頻對談了,打字也嫌麻煩了,更何況是要撰寫電郵?寫電郵成了一個很隆重的儀式,帶有一種莊重感。

所以,在私人事務方面,電郵只給我用來登記一些網站的掛名工具,或是寫投訴信時之用,已很少用來做私人通訊等用途了。

那在公事方面,電郵當然就有它的重要性了。正由於它是有一種儀式感,而且有記錄,所以公事往來等的記錄電郵就是最好不過,但究其實它不過是「遠久年代」(充其量其實遠久至1990年代吧!)辦公室事務的打字機、傳真機、複印機集於一體的一站式升級版工具,讓你方便。

所以,電郵的使用性就大大減低了,我現在是非工作時間,都省得開工作郵箱。

我對電郵的想法是這樣,隆重、重要的、一大串的、要做備案的,就用電郵來溝通,方便日後存檔,其餘一些一兩句的交代,或是閒聊的,就用whatsapp、微信、LINE等即時溝通工具來溝通,旨在留言,旨在直達人心。

但我有一位年過四十五的剩女同事(其實也只是比我老幾歲),不知怎地就是老是愛用電郵來做公事溝通。先描摹一下這位同事,為人偏執,滿口英語(老是想撐起自己的一種優越感)、行事起來就是有一種冷酷、非人格化的味道。

她喜歡抄送我電郵,其實旨在要知會我──A事你要跟進、B事你要回覆。而她的電郵主旨當然是由她創設的,而她的電郵是抄送很多人,所以甲方回應後,乙方又跟進,很多是與我不相干的處事方。不到幾天,那一往一返、眾聲喧譁的電郵就成了一大串如纏腳布般長,就如同你在網上的論壇要爬帖子那般。

所以當你要跟進某件事情時,你如果直接在whatsapp裡問她,她會用英文說:「請看回我的電郵」,或是直接說「請參考我在X月X日寫過的電郵,甚至會有時間截圖她是何時何日幾點發過那封電郵的畫面寄給我,然後說「裡面有提及答案」,而其實我要的答案只是一個簡單的「是」或「不是」。

她就是會擺起一種架子,她不會直接答你問題,就是要偏指你繞個圈,這就是我指她行事「不近人情」的例子。

此外,當然就是她的好勝心與好鬥心。總之,不能與她辯論,一就是你會被置於死地,二就是她輸了而保持沉默。如果你剛好遇上是她處於優勢時,她那種得理不饒人的姿勢,真的會口水噴死人。即使是一般的知會,我發現她連最普通的一句「noted」也不會用來做應答,而「謝謝」這兩個字我也極少讀到。但其實noted這字是非常中性的,就形同「好的」那樣,並沒有屈從的卑微之意。

換言之,在書面通訊中,這位極品的每個答案之後就是句號,每場諮詢後就是另一句負面的comment,或是「but I think…」、「…it should have been…」的口吻。

當然,連在whatsapp裡的即時文字通訊,她也不會使用emoji 這種玩意兒,99%是純文字,而且是語法標準的英語。而她最常用的掛飾詞是「你可以幫我做XXX嗎,謝謝」、「你可以去處理這件事嗎,請」即使是表面一讀,你可以感受到那「謝謝」、「請」是不是真心的,而是一種機械化的點綴,根本起不了潤飾作用。

每次收到她的電郵,我都有一種很厭倦,甚至是厭惡的感覺,更甭說碰到她的本尊時,更是相拒的磁場。我只能說我與她完全不投緣。

後來,我對她那種高頻率發送而長氣的電郵已麻木了,有些只是讀了主旨,或是預告文字,就棄讀了。

有好幾次,我錯過了她的電郵內容,第一,我沒有細讀每個電郵的一往一返的對答,因為很多是不相干的。第二,一些只是很普通的交待,只是一句話,我就沒有再細讀了。

但我就踩到地雷了。有一次,其實是針對一件很小的公事,她在電郵裡寫了一句話給我,要求我不必處理一件公事,而我慣性地略過了,而沒有開來讀(因為一看到她的名字就覺得厭)

而我卻跑去辦理那件公事了,發了電郵給第三方。她馬上用WHATSAPP 留言給我:「我發了電郵交代你說這件事情不必處理的」

我那時難辭其咎,畢竟她確是有知會我,只是使用電郵的方式,而我自己沒有細心地去讀她的電郵,而我的工作郵箱裡,還有其他許多大大小小的工事電郵,所以真的無法去細讀。

然而我回想起來,其實只是一句話交代,她為何不在whatsapp裡提一提?就是這麼簡單。

而她那封電郵,是另外在「主旨」中改寫主旨,在收件者中刪去多餘不相干的人士電郵(因為只是發給我而已),然後在電郵內容就寫一句不超過200字的英語留言。這樣的操作流程,是否比在whatsapp裡直接打字更麻煩與累贅?

我很想跟她說,為何這樣一句話的交代你不whatsapp我啊?但我想,這就是引爆火藥的導火索了(因為她是那樣好勝的人),而她交代事情,用什麼形式的主導權是落在她手中,她要用什麼形式來發話、發送信息,她就以為人家一定收到、知道。而她那一方的義務就完結了,因為她已知會了。

然而,就是因為她這種自以為是的個性,我也不需要與她多爭抝。我只能跟她道歉,我做錯了這件事情。

但從使用電郵、whatsapp等這種方式,我可以看得出她的處事方式,還有不擅長使用科技,更加沒有以一種empathy的方式去做工。

當whatsapp這種直達人心、針對性的收件對象的溝通方式是存在的,她選擇繞過,而不厭其煩使用電郵,可能是因為她認為這是她職場多年最標準的辦公室作業、最慣用的手法。

然而她不知道世界已變,我們是使用whatsapp或是LINE等來及時、有效、針對性地溝通問題。

若whatsapp與電郵相比,我是每封whatsapp都會閱讀的,那些不相關的whatsapp群組我則是退群,而工作為主的群組是必讀(但不一定回),電郵郵箱則是很多時候是擱著。

而這位剩女極品以為她的電郵發出後收件者會被逐封折閱,但在信息爆炸年代,連whatsapp群組也讀不及,更何況是開電郵?

我之前遇過一位前上司,那時我也是寄了電郵給她交差,她過後斥責我為何沒辦那件事情時,我說「我發了電郵給你呢」,有些百口莫辯的冤屈感。

她那時說,「我的郵箱一大堆郵件,你以為我一定會開你的郵件來讀?應該在發了電郵後馬上截個圖給我,有日期與地點的,那麼我可以bookmark起來再找回來。」

也因為這件事,我覺得電郵在人們的心目中已不顯得那麼重要,而且別以為你發了電郵人家一定會拆封閱讀,重要的或是次為重要的事項,都可以whatsapp等簡單告知一番。

說到最後,我現在這位同事,除了老是擺架子,我越發覺得她這種不合時宜,很快就會被職場淘汰,不是因為你年紀大或是資歷深就要世界照著你的方式去處事事情,而是你得隨波逐流按著大勢走,然而要她改變自己,是多麼難的事情啊!